In het dagelijks leven krijgen we te maken met allerlei vertalingen — van handleidingen en websites tot e-mails en marketingteksten. Voor die toepassingen voldoet een gewone vertaling prima. Maar zodra een document een juridische functie krijgt, verandert het speelveld. Dan is een beëdigde vertaling vereist, en het verschil tussen die twee is groter dan veel mensen denken. Wie de twee door elkaar haalt, riskeert een afwijzing van een belangrijke aanvraag.
Wat is een gewone vertaling?
Een gewone vertaling is precies wat de naam suggereert: een vertaling van tekst van de ene naar de andere taal, zonder formele juridische waarde. Een gewone vertaling kan door een professional, een vertaalbureau of zelfs een tweetalige vriend gemaakt worden. De kwaliteit hangt volledig af van de vertaler. Voor commerciële doeleinden, websites, brochures, persberichten en interne communicatie is dit prima. Niemand vraagt om een stempel onder een productbeschrijving van een webshop. Maar zodra een vertaling juridisch bewijs moet leveren — bijvoorbeeld bij een rechtbank, gemeente of universiteit — schiet een gewone vertaling tekort. Niet omdat de inhoud onjuist hoeft te zijn, maar omdat er geen formele waarborg is van wie de vertaler is en wat de status van het document is.
Wat maakt een vertaling beëdigd?
Een beëdigde vertaling wordt gemaakt door een vertaler die officieel staat ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv) en die een eed heeft afgelegd bij de rechtbank. Aan de vertaling wordt een verklaring toegevoegd waarin de vertaler bevestigt dat de inhoud volledig en correct is. Daarop staat ook de stempel en handtekening van de vertaler. De vertaling wordt aan het origineel of een gewaarmerkte kopie gehecht, en die hechting mag niet verbroken worden. Hierdoor kan elke instantie nagaan dat de vertaling door een gekwalificeerde, geverifieerde vertaler is gemaakt en dat de inhoud juridisch betrouwbaar is.
Wanneer kies je welke?
De keuze is meestal niet aan jou. Het is de ontvangende instantie die bepaalt welke vorm vereist is. Voor een Nederlandse webshop die haar productpagina’s in het Duits wil aanbieden, volstaat een gewone vertaling — bij voorkeur door een professionele vertaler met kennis van marketing. Voor een geboorteakte die bij de gemeente wordt ingediend, is een beëdigde vertaling een harde eis. Hetzelfde geldt voor diploma’s, rechterlijke uitspraken, notariële akten, medische rapporten in juridische context, en alle documenten die naar een immigratiedienst gaan. Bij twijfel: vraag altijd vooraf aan de ontvangende partij wat zij specifiek vereisen. Een vraag van vijf minuten bespaart soms honderden euro’s aan herwerk.
Kostenverschil en doorlooptijd
Een beëdigde vertaling is doorgaans duurder dan een gewone, omdat de vertaler meer verantwoordelijkheid draagt en de procedure formeler is. Voor een document van één pagina ligt het verschil vaak tussen de 30 en 80 euro. Ook de doorlooptijd is meestal iets langer omdat het document fysiek gehecht en gestempeld moet worden. Online aanbieders versnellen dit proces aanzienlijk. Zo kun je via Linguation een document uploaden en binnen enkele dagen een beëdigde versie ontvangen, digitaal en op papier. Het scheelt het bezoek aan een fysiek vertaalbureau, en in veel gevallen is dat het verschil tussen het halen en missen van een belangrijke deadline.
