Als starter heb je genoeg aan een simpel boekhoudprogramma en een factuurtool. Maar naarmate je bedrijf groeit, groeit ook de lijst met software: urenregistratie, planning, een CRM, voorraadbeheer en misschien ooit een compleet ERP-systeem. Het lastige is dat je
vaak pas merkt dat je iets nodig hebt als het al knelt. In dit artikel lees je welke software in welke fase van je bedrijf logisch is, welke fouten ondernemers vaak maken en hoe je voorkomt dat je softwarelandschap een wirwar van losse tools wordt.
Software die past bij de fase van je bedrijf
Er is geen standaardpakket dat voor elk bedrijf werkt. Wat je nodig hebt, hangt af van je branche, het aantal medewerkers en hoe complex je processen zijn. Wie wil weten welke oplossingen bij zijn situatie passen, kan terecht bij het Nederlands Kenniscentrum, dat organisaties helpt passende software en leveranciers te vinden op basis van praktijkervaringen van vergelijkbare bedrijven. Maar het helpt ook om zelf te weten welke stappen de meeste bedrijven doorlopen.
De indeling hieronder is geen vast schema. Sommige bedrijven hebben al vroeg voorraadbeheer nodig, andere groeien jarenlang zonder CRM. Gebruik de fases vooral als houvast om te bepalen wat nu logisch is en wat je beter nog even kunt laten liggen.
Fase 1: de start
In de eerste periode draait alles om de basis: facturen versturen, betalingen bijhouden en je administratie op orde hebben voor de belastingdienst. Een online boekhoudprogramma met een koppeling met je bank is dan meestal voldoende. Veel van die programma’s bieden ook facturatie, offertes en het inscannen van bonnetjes.
Kies bij voorkeur een programma waar je accountant of boekhouder mee kan werken. Dat scheelt heen-en-weer mailen en maakt de jaarafsluiting een stuk eenvoudiger. En kijk verder dan de laagste prijs: een programma dat je over twee jaar alweer moet vervangen, kost uiteindelijk meer tijd dan het bespaart.
Fase 2: de eerste medewerkers
Zodra er mensen voor je gaan werken, komen er nieuwe vragen bij. Wie werkt wanneer? Hoeveel uren zijn er aan een klus besteed? Hoe regel je verlof? Een tool voor urenregistratie en planning wordt dan snel waardevol, zeker als je uren doorbelast aan klanten. De salarisadministratie wordt in deze fase vaak uitbesteed aan een salarisbureau of je accountant. Dat is meestal verstandiger dan het zelf doen, gezien de regels en de gevolgen van fouten.
Ook het delen van informatie wordt belangrijker. Documenten die eerst op je eigen laptop stonden, moeten nu toegankelijk zijn voor collega’s. Denk daarom na over gedeelde opslag in de cloud en over wie waar toegang toe heeft. Wie dat nu goed regelt, voorkomt later een hoop gezoek.
Fase 3: meer klanten en meer processen
Met een groeiend klantenbestand wordt het lastiger om alles in je hoofd of in een spreadsheet bij te houden. Welke offertes staan er nog open? Wanneer heb je voor het laatst contact gehad met een klant? Een CRM-systeem brengt die informatie samen en zorgt dat niet alles afhangt van het geheugen van één persoon.
Verkoop je producten, dan komt voorraadbeheer in beeld. Zeker als je via een webshop en een fysieke winkel of via meerdere kanalen verkoopt, moet je voorraad op elk moment kloppen. Veel webshopplatforms en boekhoudprogramma’s bieden basisfuncties voor voorraad, maar bij meerdere kanalen of grotere aantallen loop je daar vaak tegen grenzen aan. In deze fase ontstaat ook het risico van losse tools. Elk probleem krijgt een eigen oplossing, en voor je het weet werk je met zes systemen die niet met elkaar praten. Let daarom bij elke nieuwe tool op de koppelingen met wat je al hebt. Gegevens die automatisch worden uitgewisseld, besparen tijd en voorkomen fouten.
Fase 4: schaal en complexiteit
Op een gegeven moment is het onderhouden van losse systemen en koppelingen meer werk dan het oplevert. Dat is vaak het moment waarop een ERP-systeem logisch wordt. Een ERP brengt financiën, inkoop, voorraad, verkoop en soms planning of productie samen in één omgeving, zodat iedereen met dezelfde gegevens werkt.
Signalen dat je in deze fase zit, zijn dubbele invoer van gegevens, cijfers die pas weken later
beschikbaar zijn, voorraad die niet klopt en een administratie die harder groeit dan je omzet. Ook plannen voor een extra vestiging of verkoop in het buitenland zijn vaak een aanleiding. De overstap naar ERP is een flinke stap, in geld en in tijd. Neem daarom de tijd voor de oriëntatie, betrek de mensen die straks met het systeem werken en praat met bedrijven die de overstap al hebben gemaakt.
Fouten die ondernemers vaak maken
De eerste fout is te vroeg te groot kopen. Een uitgebreid systeem voor een bedrijf met drie medewerkers is duur, complex en vraagt veel inrichting. Je betaalt voor functies die je niet gebruikt en die het werken juist lastiger maken.
De tweede fout is het omgekeerde: te lang doorgaan met een werkwijze die niet meer past. Ondernemers die gewend zijn om alles zelf te regelen, accepteren vaak jarenlang omwegen en handwerk. De tijd die dat kost, is onzichtbaar, maar wel echt.
De derde fout is software kiezen zonder aan koppelingen te denken. Een tool die op zich prima werkt maar geen gegevens uitwisselt met je andere systemen, levert uiteindelijk extra werk op. De vierde fout is je gegevens niet serieus nemen. Bij elke overstap moeten klantgegevens, artikelen en historie mee. Wie jarenlang slordig heeft ingevoerd, betaalt daar bij de overstap de prijs voor.
Zo houd je je software overzichtelijk
Het helpt om je softwarelandschap af en toe bewust te bekijken, bijvoorbeeld eens per jaar. Maak een lijstje van alle tools die je gebruikt, wat ze kosten, wie ermee werkt en hoe ze met elkaar samenhangen. Zo zie je snel welke abonnementen overbodig zijn, waar dubbel werk ontstaat en waar een koppeling ontbreekt.
Wijs daarnaast iemand aan die verantwoordelijk is voor de software binnen het bedrijf. Dat hoeft geen IT-specialist te zijn, maar wel iemand die het overzicht houdt, nieuwe collega’s op weg helpt en weet wanneer een contract afloopt.
En neem bij elke nieuwe keuze niet alleen de huidige situatie mee, maar ook de volgende fase. Software die vandaag past en morgen niet in de weg zit, is meestal de beste keuze. Zo groeit je software mee met je bedrijf in plaats van dat je bedrijf moet wachten op je software.
